La buena comunicación siempre ha sido la base de los equipos productivos y de alto rendimiento. Los líderes y los miembros de sus equipos lo saben desde hace años. Lo han practicado y perfeccionado hasta que apareció la COVID19. De repente tenemos otras prioridades y nuestro estilo de comunicación que creíamos perfeccionado lo está sufriendo. Pero no tiene por qué.

Hay muchas maneras de comunicarnos con nuestros colegas virtuales: cara a cara, vídeo, correo electrónico, chat en grupo, teléfono o medios sociales. Pero cada forma de comunicación tiene sus pros y sus contras. Mientras que esos pros y contras son bastante obvios, es bueno dar un paso atrás de vez en cuando y reevaluar la forma en que nos comunicamos con los demás en distintos escenarios.

Los PROS y los CONTRAS de los diferentes canales de comunicación:

 

Cara a cara

Es muy escasa por el momento pero, cuando sea posible, a una distancia de seguridad, ¡por favor!

El cara a cara es con gran diferencia la forma más poderosa y eficiente de comunicación. Podemos usar todos los sentidos. Podemos interrumpirnos mutuamente.

PROS

  • Podemos vernos.
  • Puede haber muchas personas hablando en el mismo habitáculo, todos juntos.
  • Es fácil interrumpirse y hablar el uno del otro (a veces bien, y a veces no).
  • Es mucho más fácil sentarse alrededor de una mesa con un grupo de personas durante un largo período de tiempo sin fatigarse. Necesitamos tomar más descansos en línea que en persona.
  • No necesitamos ninguna tecnología, así que no tenemos los desafíos tecnológicos que retan a los equipos remotos.

CONTRAS

  • A menudo tenemos que trasladarnos para estar cara a cara con la gente.
  • Puede haber un estrés significativo cuando las cosas te pillan por sorpresa, cuando la conversación sube de tono, o si tienes una relación conflictiva con la(s) persona(s) de la mesa.

¿Pero qué pasa cuando no podemos estar juntos en la misma habitación/sala? Entonces, ¿qué hacemos?

Videollamada

Después del cara a cara, las vídeo llamadas son la siguiente mejor opción. Podemos seguir viéndonos y oyéndonos, y cualquier buena herramienta de vídeo te permitirá compartir pantallas. Obviamente esta se ha convertido rápidamente en la forma de comunicación más utilizada y preferida.

PROS

  • Podemos seguir viéndonos y usar pistas visuales.
  • Podemos eliminar el tiempo de viaje.
  • Ayuda a eliminar la jerarquía y el poder. Todo el mundo es del mismo “tamaño” y la decoración de lujo importa menos.

CONTRAS

  • Hay desafíos técnicos con el software y el hardware.
  • Necesitamos una buena conexión a Internet.
  • No puede haber un contacto visual adecuado.
  • Necesitamos un entorno tranquilo. Si tienes una llamada con mucha gente, puede haber mucho ruido de fondo.
  • Lo ideal sería tener una buena iluminación.
  • Puede ser difícil programar un tiempo conveniente para todos.
  • Puede ser difícil interrumpirse mutuamente durante una videollamada.
  • Si estás en una larga videoconferencia, puedes sentirte “fatigado virtualmente” si no te tomas suficientes descansos.

Cara a cara + Videollamada

Los países están iniciando sus procesos de desescalada de los confinamientos. Esto nos llevará con el tiempo a formas mixtas de comunicación. Veremos frecuentes situaciones en las que algunas personas son pueden estar juntas en el lugar, mientras que otras siguen conectadas a distancia.

En lugar de repetir los pros y contras individuales de la comunicación cara a cara y de la comunicación por vídeo que se aplican a esta comunicación de canal mixto, hay algunas especificidades que se deberían tener en cuenta.

CONSEJOS

  • Asegúrate de que las personas reunidas en la habitación tengan una buena visión de la(s) persona(s) que está(n) en remoto.
  • Las personas que están juntas tienden a ser más “ruidosas” que cuando están todas a distancia: asegúrate de dar voz a las personas a distancia. Haz que suban el volumen.
  • Cuando una persona está a distancia, considera la reunión a distancia. Aplica las mismas reglas que estableciste para las reuniones a distancia.
  • Es más difícil para las personas en remoto puedan interrumpir una discusión en curso de personas en la misma habitación. Designa a una persona de la sala para ayudarles, por ejemplo, dando a las personas en remoto la posibilidad de hablar primero.

Llamada telefónica

Si no tenemos suficiente ancho de banda o si todavía estamos en pijama, entonces una llamada telefónica es la opción que debemos elegir.

PROS

  • Casi todo el mundo tiene un teléfono y sabe cómo usarlo.
  • Las llamadas telefónicas son rápidas y eficientes.

CONTRAS

  • No podemos vernos.
  • Las llamadas telefónicas pueden ser una interrupción.
  • No hay registro de la conversación.
  • Si hay un grupo de personas en una llamada telefónica, es difícil oírse y a menudo las personas son multitarea. Es difícil saber cuándo los demás quieren hablar.

Correo electrónico

Una bendición y una maldición al mismo tiempo. Tan fácil y flexible, y tan sobrecargante.

PROS

  • Fácil y cómodo.
  • Tiempo de respuesta flexible. Podemos enviar correos electrónicos cuando queramos, y podemos responder cuando queramos.
  • Podemos elaborar exactamente el mensaje que queremos que otros lean.
  • Podemos enviar archivos adjuntos.
  • Tenemos un “rastro en papel”.

CONTRAS

  • Son tan fáciles de enviar que podemos inundarnos de ellos y pueden convertirse rápidamente en algo abrumador.
  • Es difícil saber el “tono” exacto de un mensaje cuando se escribe.

CONSEJOS

  • Aclara el propósito del correo electrónico en el asunto.
  • Menos es más: trata un solo tema por email.
  • Sé conciso, específico y claro en su redacción. Los correos electrónicos largos nadie los lee.
  • No copies a todo el mundo. Dirígete a los que deben estar informados y a los que deben emprender acciones. Y a nadie más.

Chat de Grupo (Slack, Facebook Messenger, WhatsApp, Stride, etc)

Una forma mucho más eficiente de tener conversaciones grupales pero ¿realmente necesitas saberlo todo?

PROS

  • Puedes tener conversaciones en grupos grandes.
  • Puedes tener conversaciones transparentes. En lugar de enviarla a un grupo de personas, sólo tienes que publicar la información en el canal apropiado y todo el mundo en ese canal podrá verla.
  • Los mensajes son rápidos y normalmente relativamente cortos.
  • Las personas pueden decidir a qué canales quieren pertenecer y qué información es relevante para ellos.
  • Permite la conversación asincrónica y eso es un alto valor en los equipos virtuales.
  • Es fácil mantener las conversaciones organizadas.
  • Tenemos un “rastro en papel”.
  • Se percibe como algo más relajado y menos formal que el correo electrónico.

CONTRAS

  • Puede ser una sobrecarga de información. Si te suscribes a demasiados canales, te pueden bombardear con información. El reto de los sistemas de chat en grupo es administrar tus canales y notificaciones.
  • Es difícil saber el “tono” exacto de un mensaje cuando se escribe.
  • Es difícil separar la vida laboral de la personal (dependiendo de la herramienta que estés usando). Las conversaciones tienden a continuar o prolongarse demasiado.
  • Pueden ser 24/7 si lo permitimos. Las conversaciones pueden no tener fin.
  • Pueden provocar la sensación de que siempre se espera una respuesta inmediata.

CONSEJOS

  • Aclara los tiempos en que estas conectado, sé transparente.
  • Usa emoticonos para el tono de tu mensaje sea más claro.
  • Si hay momentos en que todos deberían estar conectados, es importante acordarlos.
  • Acordar un tiempo de respuesta (por ejemplo, durante el día responderemos con un margen de 2 horas a un mensaje de chat).

Redes sociales

PROS

  • La capacidad de llegar a un amplio público mundial. Los medios sociales son una gran manera de distribuir información.
  • Es fácil hacer contactos y conocer gente por Internet.
  • La capacidad de tener conversaciones públicas.

CONTRAS

  • Hay bots por todas partes.
  • No es un medio muy apto para tener una conversación de importancia.

Los pros y los contras de la comunicación son bastante obvios, e intuitivamente sabemos todo esto, pero es bueno que recordemos las formas de comunicación que servirán mejor a nuestros propósitos.

 

“Si tu casa se está incendiando, no vas a enviar un correo electrónico a los bomberos”. – Beat Buhlmann, Director General para EMEA en Evernote

IMPORTANTE: Si crees que tu conversación está atascada, prueba otro medio o utiliza un componente distinto, sólo para cambiar los pros y los contras.

¿Te atreves con el reto de comunicarte de la forma más eficiente? ¿Te gustaría mejorarla?

Patrick Verdonk- Consultor certificado en Coaching de transformaciones ágiles, Miembro del Equipo Alquimia Talento.

No todas las personas disponen de las herramientas necesarias para afrontar este reto. Si quieres contactar con nuestro alquimista, está a tu disposición en el Canal solidario. Haz clic en el hashtag y cuéntale.

#ContigoDesdeCasa