La técnica Hot Seat como vehículo para la gestión del rendimiento

Conocí la técnica “Hot Seat” como ejercicio para explicar rápidamente cómo funciona conceptualmente Lean Change Management. Primero a través del libro de Jason Little y después  asistiendo a su workshop en Amsterdam.

Su manera de pensar siempre me ha parecido fascinante y muy refrescante. Más tarde leí acerca de las dificultades implícitas a la gestión del rendimiento en el libro de Corporate Rebels  titulado ‘Make work more fun’ (Hacer el trabajo más divertido), altamente recomendable, y surgió una conexión.

La lucha en la Gestión del desempeño

Muchas compañías luchan permanentemente por incorporar resultados positivos en sus esfuerzos de transformación en sus actividades cotidianas. Uno de los obstáculos mencionados con frecuencia es la desalineación entre las nuevas prácticas y el proceso de gestión del rendimiento.

Cuando la gestión del rendimiento se aborda como una lista de verificación de objetivos, con consecuencias relacionadas con la compensación y el rendimiento deseado y fijado una vez al año, queda claro rápidamente por qué en muchas empresas este proceso es frecuentemente, más perjudicial que beneficioso.

Fijar objetivos una vez al año y confrontar a las personas con ellos, a la vez que están participando en programas de gestion del cambio, provocará que rápidamente vuelvan a los antiguos comportamientos.

De esta forma, el proceso de gestión del desempeño se convierte en un proceso generador de costes más que en una oportunidad para el desarrollo de las personas que están en el proceso.

Me gustaría proponer un “experimento” usando la técnica Hot Seat para la gestión del rendimiento.

Y para eso necesitaría a un profesional de Recursos Humanos ávido de innovación para realizar el experimento.

¿En qué consiste la técnica Hot Seat?

Esta técnica proviene de Andrew Carnegie, pionero en la industria del acero de EE.UU. de finales del siglo XIX. Según el libro “Piensa y hazte rico” de Napoleon Hill, Carnegie se rodeó de expertos y fue incorporando sus consejos.

Desde entonces, esta técnica ha sido adaptada por varios modelos de formación, optimizándose de diversas formas.

Tal y como yo la he usado, es simple:

  1. Hacer que los participantes escriban los problemas que desean resolver en post-its.
  2. El grupo deberá votar para encontrar el problema que se convertirá en el punto central de la conversación. Con una regla: no votar por la idea de uno mismo.
  3. Colocar a la persona que tuvo la idea elegida en el “Hot Seat” (en una silla centrada y al frente de la habitación).
  4. Establecer un cronograma (según el criterio de la cantidad de personas y de la importancia del problema) e invitar a los participantes a hacer tantas preguntas como puedan para explorar el problema. Escribir los detalles importantes en notas adhesivas.
  5. Cuando haya finalizado el tiempo, alejar de la vista del grupo a la persona del Hot Seat.
  6. Establecer otro intervalo de tiempo para que los participantes indiquen soluciones (escribiéndolas también en notas adhesivas). La clave aquí es que la persona del Hot Seat no puede responder.
  7. Una vez finalizado el tiempo, la persona del Hot seat coloca las opciones recibidas en un Tablero (Canvas) de opciones de cambio y sopesa el coste versus su valor, con el objetivo de convertir la Opción en un Experimento.
  8. Por último, elegir una o dos Opciones para convertirlas en Experimentos y crear mediciones.

Dependiendo del tiempo disponible, la experiencia de los participantes con la técnica y la complejidad del problema, este ejercicio puede durar entre 20 minutos y 1 hora.

Convertir el Hot Seat en un experimento de Gestión del rendimiento.

¿Cómo podemos adaptar las reglas para que el ejercicio Hot Seat pueda convertirse en un medio para mejorar el rendimiento?

Aquí va mi aportación:

  1. Pide a compañeros, gerentes, miembros del equipo o cualquier persona que tenga una relación relevante con la persona que estará en el Hot Seat, que participe voluntariamente en una sesión de mejora del rendimiento de 20 minutos para esa persona (si nadie se presenta, significará que habrá que resolver algún problema previamente).
  2. Establece un cronograma de 5 minutos y anima a los participantes a hacer tantas preguntas como puedan para explorar su desempeño (qué hizo, por qué lo hizo de la manera en que lo hizo, etc.). Registra los datos importantes en tarjetas adhesivas
  3. Cuando el tiempo haya terminado, haz que la persona del Hot Seat se aleje del grupo
  4. Establece otro intervalo de 5 minutos y haz que los participantes ofrezcan acciones que se incluyan en una de las 4 categorías: “seguir haciendo”, “comenzar a hacer”, “dejar de hacer”, “se puede mejorar” (y escribir cada uno de ellos en un nota adhesiva, con colores diferentes para cada categoría). La clave aquí es que la persona en el Hot Seat no puede responder.
  5. Después de este tiempo, la persona del Hot Seat agradece a las personas por los elementos incluidos en “seguir haciendo” y coloca el resto de la retroalimentación en un Canvas de mejora del rendimiento, con dos ejes: dificultad para empezar a hacerlo y valor para las personas de su entorno, en caso de actuar según las propuestas (5 min).

 

  1. Por último, elige una o dos Opciones para convertirlas en Experimentos, crear mediciones y establecer una duración para el experimento.
  2. El progreso en los Experimentos deberá compartirse de manera transparente, por la persona del Hot Seat.

¿Cuáles son las condiciones previas para tal experimento?

  • La gestión del rendimiento estará desvinculada de los aumentos salariales y las bonificaciones; se utilizará como medio para evaluar y mejorar el rendimiento.
  • Posibilidad de tener una sesión de Gestión del rendimiento al menos una vez por trimestre y, si fuera posible, a petición del empleado.
  • Pensamiento liberal tanto de RRHH como de las personas sujetas al experimento.

 

¿Estás tú o tu organización preparada para un experimento refrescante?

Cuéntanoslo a través de mail a  patrick.verdonk@alquimiadeltalento.es o mediante Linkedin.